Tips voor webinars

Afgelopen vrijdag heb ik een aantal medewerkers getraind van Philadelphia Zorg over webinars organiseren en presenteren. We hadden het erover wat je ermee kan en hoe je presentatie en techniek goed inzet. Want je kunt veel met een webinar, maar er komt ook het nodige bij kijken. En dat betekent dat je er goed over na moet denken wat je doel is met een webinar en hoe je dat wilt bereiken. Ik geef je 3 tips om je webinar succesvol te laten verlopen en ik vergelijk 3 webinartools.

Maar eerst: wat kun je eigenlijk met een webinar en hoe kun je daar als instelling voor zorg en welzijn geld mee besparen?

Waar kun je een webinar voor gebruiken?

Misschien is een betere vraag: waar kun je een webinar niet voor gebruiken? Een webinar is namelijk multi-inzetbaar. En als je een beetje googlet op de zoekwoorden ‘gratis webinar’, dan vind je dat ook terug. Ik vond een webinar van een bank over erfbelasting vermijden, van de Open Universiteit en van de Hema academie over BHV opleidingen.

Kenmerk van al deze webinars is het delen van informatie met een (grote) groep mensen. Dat kan zijn met mensen die je nog niet kent, maar je kunt ook denken aan informatie delen met bekenden zoals je collega’s of cliënten. Voorbeelden hiervan zijn vergaderingen, trainingen of een helpdeskfunctie. Door webinars in te zetten, kun je dus ook als zorg en welzijn instelling veel geld besparen. Want met een webinar hebben deelnemers geen reistijd. Doordat je een webinar kunt opnemen, kan een deelnemer het webinar op een later tijdstip terugzien en de informatie ophalen. Dat scheelt minstens een telefoontje naar de helpdesk!

Wat kun je als presentator in een webinar?

Wat je kunt in een webinar hangt af van de tool die je voor webinars gebruikt. Maar de meeste tools kunnen het volgende als je kijkt vanaf de presentatiekant:

• Je kunt gebruik maken van geluid en webcam.
• Je kunt je beeldscherm delen (denk aan een PowerPointpresentatie, een websitebezoek, een computerprogramma).
• Je kunt een opname maken van het webinar.
• Je kunt een poll houden.
• Je kunt een deelnemer zijn scherm laten delen (handig als deze bijvoorbeeld een vraag heeft over een bepaalde stap maar het is jou niet precies duidelijk wat hij bedoelt).

Om het organiseren makkelijker te maken, kun je vanuit alle tools mails versturen aan je deelnemers. Het verschilt wel erg per tool hoeveel je kunt wijzigen in die mails.

Wat kunnen deelnemers in een webinar?

Als deelnemer kun je:

• vragen stellen in de chatbox.
• je hand opsteken om te laten weten dat je het ermee eens bent of om een vraag te stellen.
• een poll invullen.
• via webcam en microfoon beeld en geluid delen.

In sommige tools kan een trainer aparte ‘kamers’ voor subgroepjes maken, bijvoorbeeld om een groepsopdracht te doen. En een ‘aantekeningenbord’ maken waarop deelnemers tijdens de bijeenkomst aantekeningen kunnen maken.

Tip 1: zorg voor een alternatief plan

Alle webinartools kennen zo hun hickups. Dat komt door de relatieve nieuwigheid van deze tools en de benodigde bandbreedte op internet: is er net te weinig bandbreedte dan geeft dat storing. Die storing kan gelden voor geluid, beeld of kan betekenen dat een deelnemer of presentator uit een webinar ‘vallen’. Als je een webinar gaat organiseren betekent het dat je er rekening mee houdt dat er een hickup kan optreden.

Zorg ervoor dat je een alternatief plan hebt als jij als organisator niet kunt inloggen. Kan iemand anders je taak dan overnemen? En wat doe je als je als presentator helemaal geen geluid hebt? Ik heb dit zelf laatst mee gemaakt bij een toolverkenning waarbij ik iets vertelde over de tool die ik gebruik. Na enig zweten ben ik maar helemaal opnieuw opgestart en dat werkte. Gelukkig! Ook als ikzelf webinars volg, gooit de tool er weleens deelnemers uit of is het geluid slecht. Ik verwacht dat de kwaliteit van de tools de komende tijd snel gaat verbeteren, maar tot die tijd: ‘Wees voorbereid!’.

Tip 2: Gebruik webcams en geluid deelnemers alleen waar nodig

Webcams en geluid van alle deelnemers gebruiken vergt veel internetbandbreedte. En daardoor verlies je vaak aan kwaliteit. Het geluid wordt dan blikkerig of onverstaanbaar. En datzelfde geldt voor beeld. Belangrijkste is dat je weet dat dit een gevolg kan zijn als je webcam en geluid van (veel, meer dan 10) deelnemers inschakelt. Ook vanuit didactisch oogpunt kun je je afvragen of het handig is of geluid en/of webcams de hele tijd aanstaan. Het kan namelijk behoorlijk afleidend zijn als een deelnemer vergeet dat de webcam aanstaat en uitgebreid zit te gapen of erger … 😉 Of als een deelnemer even een berichtje typt en nogal ramt op het toetsenbord. Zet dus webcams en geluid van deelnemers aan bij een onderdeel waar dat van toegevoegde waarde is, zoals bij een voorstelrondje, maar zet webcams en geluid daarna uit.

Tip 3: bereid deelnemers voor

Voor veel deelnemers is een webinar nieuw. Het is dus handig om hen goed voor te bereiden. In praktische zin door hen te instrueren hoe ze kunnen inloggen en ook aan te geven of dit kan vanaf bijvoorbeeld een tablet. Wil je dat je deelnemers tijdens het webinar zelf in actie komen, zorg dan ook dat ze dit weten en de benodigde attributen voor de actie klaar hebben.

Manage de verwachtingen van je deelnemers door aan te geven wanneer je bijvoorbeeld vragen beantwoordt. Zo voorkom je teleurgestelde deelnemers die vragen intypen en gelijk antwoord verwachten. Terwijl jij als presentator had bedacht dat dit handig was aan het eind van het webinar. Met een beetje pech heb je door slecht verwachtingsmanagement aan het eind van je webinar geen deelnemers meer …

Toolkeuze afhankelijk van je doelen

Er zijn veel webinartools. En die tools kunnen verschillende dingen. Welke tool je kiest hangt af van je doelstelling met webinars. Ik noem hier drie zeer verschillende tools met elk de belangrijkste voor- en nadelen.

Gotowebinar: een toegankelijke recht toe recht aan tool

Gotowebinar is een van de eenvoudigste en meest stabiele webinartools. Je kunt alle basale functies er prima mee doen: scherm & geluid delen, opnames maken, webcam delen. Deze webinartool is ontwikkeld door Citrix. Omdat veel grote computersystemen draaien op Citrix kan een deelnemer toch vaak de benodigde installatie starten. Voor mij en voor veel zorginstellingen is dit een voordeel omdat medewerkers geen rechten hebben om iets te installeren (maar dit dus vaak wel).

Nadeel van Gotowebinar is dat je weliswaar mailtjes kunt sturen naar de deelnemers vanuit het systeem, maar dat je die niet kunt wijzigen. Als je kiest voor deze standaardmailtjes ontvangt je deelnemer alle teksten in het Engels. Dat kan echt beter! Ook maken ze de opname van het webinar in een weinig gebruikt format, wat uploaden naar bijvoorbeeld Youtube of Vimeo bemoeilijkt. Als laatste is Gotowebinar een prijzige tool.

• Voordelen: toegankelijke tool, apps beschikbaar voor deelnemers op tablets, stabiel
• Nadelen: weinig aanpassingen mogelijk in de reminders vanuit het systeem, exotisch formaat opname, duur

Adobe Connect: geschikt voor trainingen met subgroepen

Adobe Connect heeft veel meer mogelijkheden dan Gotowebinar. En dat kan een voordeel zijn. Je kunt bijvoorbeeld aparte classrooms maken voor subgroepjes, aantekenborden, je kunt van het reactiescherm een hoofdscherm maken voor een discussie. Als je een online training voor ogen hebt van meerdere sessies waarbij je mensen bijvoorbeeld in groepjes wilt laten werken, dan is Adobe Connect daarvoor geschikt.

Maar er zijn ook nadelen: Adobe Connect is een stuk minder stabiel dan Gotowebinar. Tijdens een trainingsessie van drie kwartier ben ik er drie keer uitgegooid. Ook de inlogprocedure stelt meer eisen aan de deelnemers. En door de grotere complexiteit vraagt het veel meer voorbereiding van de presentator in zijn algemeenheid. Ook zou ik je zeker aanraden om bij Adobe Connect een training te volgen zodat je al die mooie functionaliteiten ook daadwerkelijk en goed kunt inzetten.

• Voordelen: heeft veel functionaliteiten, gericht op trainingen met veel interactie tussen deelnemers
• Nadelen: door de vele functionaliteiten complexer, vraagt meer van deelnemer en van presentator, instabieler 

Webinarjam: een webinartool voor marketing met veel potentie

Webinarjam is een webinartool die wil bijdragen aan de verkoop en marketing van degene die het webinar organiseert. Webinarjam heeft als basis Google Hangouts en daarover is een ‘laag’ gelegd met extra functionaliteiten. Die functionaliteiten zijn vooral marketingtoevoegingen: vanuit het systeem kun je volledig aangepaste mails sturen aan je deelnemers, waarbij je bijvoorbeeld een onderscheid kunt maken tussen personen die wel en personen die niet het webinar live bijwoonden. Ook kun je makkelijk een webpagina maken met de aankondiging van je webinar. De tool op zich is erg logisch opgebouwd en zou je dus prima kunnen gebruiken voor andere dan verkoopwebinars.

Maar ook deze tool heeft zo zijn nadelen: geluid komt met een flinke vertraging aan (stand van zaken: 30 seconden). Dat is onwerkbaar als je deelnemers aan het woord wilt laten. Ook heeft de tool nog veel last van kinderziektes, waardoor het instabiel is. Deze nadelen maken dat Webinarjam voor organisaties in zorg en welzijn (nog) geen relevante optie is.

• Voordelen: zeer betaalbaar, als je wilt verkopen zeer interessant, logische tool
• Nadelen: geluid is zeer vertraagd, waardoor het nu niet relevant is als je webinars wilt organiseren waar je deelnemers een woordje wilt laten meespreken

Waarom zou je eigenlijk een training nodig hebben voor een webinar?

Een webinar is een online presentatie. Een presentatie heb je vast vaker gedaan. Dus heb je een training nodig als je voor het eerst een webinar gaat geven? Ga je een webinar organiseren met Adobe Connect, dan is het raadzaam daar veel oefentijd in te steken en een training te volgen. Bij Gotowebinar is het op zich allemaal goed uit te zoeken, maar merk ik dat deelnemers van mijn trainingen het plezierig vinden om het samen te doen met iemand met ervaring. Want bij een webinar komen vooral veel dingen tegelijkertijd samen en dat maakt het organiseren en presenteren van een webinar tot een snelkookpan waar de druk hoog in kan oplopen. Met een doelgerichte training waarbij alle aspecten van een webinar aan bod komen en je korte checklist ontvangt, kun je snel en eenvoudig aan de slag.Mail me als je meer wilt weten over de besparing door webinars in jouw organisatie en een doelgerichte training.

Op zoek naar meer tips over webinar geven? Lees dan mijn eerdere artikel hierover.