Precies een jaar geleden startte een grootschalig e-learningtraject. 492 deelnemers gingen tegelijkertijd van start met de e-learning Stof genoeg en Signaleren. En, eerlijk is eerlijk, vooraf heb ik daar best van wakker gelegen. Want wat als je een fout maakt … Dan heb je wel met 492 deelnemers te maken die daar last van hebben. Hoe wordt grootschalige e-learning geen nachtmerrie?
Een goede voorbereiding is het halve werk
Met de zorgorganisatie hebben we een projectteam geformeerd waarin we de voorbereidingen hebben gedaan. Met elkaar bespraken we de mails aan de deelnemers, de tijdsplanning en verantwoordelijkheden van de diverse betrokkenen. Voor de deelnemers was dit een verplichte cursus. Dan is goed om vooraf te bespreken wie het gesprek aangaat als de deelnemer niet start met de cursus. Via de eigen nieuwsbrief van de zorgorganisatie en via de leidinggevenden werden de medewerkers al geattendeerd over de op handen zijnde e-learning. Met de administratie werden afspraken gemaakt over het aanleveren van emailadressen van medewerkers om deze mails te kunnen sturen om in te loggen voor de e-learning.
Wat heb je nodig?
Wat is er nodig om van start te kunnen? In dit geval was er instemming van de OR nodig omdat het een grootschalig traject betrof dat de medewerkers verplicht moesten volgen. Maar we hadden ook allerlei informatie nodig over de deelnemers. Hadden ze eerder een opleiding gedaan waardoor ze vrijgesteld waren van deelname? We moesten beschikken over de e-mailadressen. En omdat we de deelnemers op teamniveau wilden volgen, moest er een aanpassing gedaan worden in het leerplatform, zodat we aan elke deelnemer een teamcode konden meegeven.
Breng iedereen op de hoogte
Bij zo’n grootschalig traject is het belangrijk dat alle betrokkenen op de hoogte zijn en weten wat er van ze verwacht wordt. Denk dan naast deelnemers ook aan leidinggevenden, medewerkers op de administratie, bij de afdeling Opleidingen, de HR-afdeling. Zo kunnen zij ook op de juiste manier reageren op vragen, bijvoorbeeld als een deelnemer zijn wachtwoord kwijt is (antwoord: zie website) of als een deelnemer niet meer weet wanneer de uiterste datum van afronden is (1 juli).
Check, check en dubbelcheck
De mails aan de deelnemers zijn verstuurd via een geautomatiseerd mailsysteem. Daarin hebben we uitgebreid getest of alle links naar bijvoorbeeld het leerplatform en naar de website met vragen werkten. Want het geeft een ongelooflijke bulkreactie als het daar fout gaat. En check ook of alle mailadressen werken. Want je kunt je voorstellen dat er bij 492 mailadressen wel een paar tussen zitten die niet meer bestaan of met een typfout. Voor de e-learning had elke deelnemer een uniek, eigen mailadres nodig. Binnen de groep deelnemers waren er een paar medewerkers en twee zussen, die ook een mailadres deelden. Dat moest vooraf opgelost worden.
Bedenk wat er mis kan gaan …
De e-learning was al binnen een andere organisatie gebruikt, zodat we daarvan wisten dat het prima werkt, maar ook welke vragen deelnemers tijdens het maken hadden. Omdat deelnemers gelijk een toets zouden gaan maken, vonden we het belangrijk dat deelnemers wisten hoe een toetsvraag gemaakt wordt in het leerplatform. We hadden vooraf 3 onzinvragen klaargezet, zodat de deelnemers verschillende soorten vragen konden beantwoorden.
…. en pas aan als het anders loopt
We hadden dus vragen klaargezet om te oefenen. Maar we kregen van deelnemers terug dat het geen ‘echte’ vragen waren. Omdat er zoveel reacties op kwamen, hebben we het aangepast naar echte vragen. Ondanks dat het een behoorlijk omvangrijke e-learning was, waren er al geslaagden op de eerste dag. Een felicitatie waard! Maar zo waren er onder de hardlopers ook een paar die zakten voor hun toetsen … Na overleg in het projectteam hebben we een herkansing beschikbaar gemaakt.
{a921ar5692}
Motivatie hoog houden
De e-learning was best omvangrijk: de deelnemers moesten in totaal 5 uur e-learning doorlopen. Ze kregen daarvoor 3 maanden de tijd. Hoe houd je de motivatie van de deelnemers hoog zodat ze aan de slag blijven met e-learning en het ook daadwerkelijk afronden? We deden dit door de deelnemers in groepen in te delen op basis van hun vorderingen. Er waren deelnemers die goed bezig waren en op schema lagen. Zij ontvingen mails met de strekking ‘Ga zo door, dan haal je de einddatum van 1 juli makkelijk’. Medewerkers die te traag waren kregen mails met de strekking ‘Fijn dat je bent begonnen, maar je zult harder moeten werken, anders heb je het niet op tijd afgerond’. En medewerkers die helemaal niet startten, kregen mails met de strekking ‘Dit is een verplichte cursus. Je leidinggevende neemt binnenkort contact met je op om navraag te doen waarom je nog niet bent gestart.’ Ook als deelnemers klaar en geslaagd waren, kregen ze felicitaties en bij een herkansing kregen ze uitleg over de extra vragen die ze moesten maken voordat ze konden starten met de herkansing.
Toegankelijk en online FAQ’s
De e-learning en het leerplatform waren eenvoudig en toegankelijk, dus die vormden in elk geval geen hobbels voor deelnemers. Het was makkelijk om het leerplatform in te komen en vervolgens was het erg duidelijk wat deelnemers moesten doen. Voor vragen over bijvoorbeeld verloren wachtwoord, planners, en wat te doen bij een herkansing konden deelnemers terecht op een website met FAQ’s. De website werd steeds bijgewerkt voor nieuwe vragen.
Extra motiverend: een certificaat bij behalen toets
Een belangrijke motivatie voor deelnemers is het certificaat dat ze ontvangen. Daar hebben wij natuurlijk ook aan voldaan door een certificaat te verstrekken. Op het moment dat mensen achterblijven of wél bijna klaar zijn maar nog net niet, was dat certificaat een mooi lokkertje om tegen te mensen te zeggen: doe dat nou toch. Je bent al zo ver gekomen, maak het af!
Resultaat mag er zijn
Na de eerste ronde was van de deelnemers 83% geslaagd. Na de zomervakantie zijn de leidinggevenden hard aan de slag gegaan met de mensen die nog niet geslaagd waren en is er ook “zorg op maat” gegeven: er was een groep die wat meer hulp nodig had. Sommige medewerkers met heel weinig computervaardigheden zijn op weg geholpen door op kantoor met de e-learning te starten. Uiteindelijk waren dit tussen de 10 en 15 medewerkers. Maar er waren ook deelnemers die niet eerder waren begonnen wegens langdurige ziekte of problemen in de privésfeer. En op zoveel medewerkers zijn er ook die uit dienst gaan. Zo kunnen we uiteindelijk zeggen dat meer dan 95% van de deelnemers geslaagd is.
En hoe zorgde jij ervoor dat grootschalige e-learning goed verliep? Ik ben weer benieuwd naar je reactie.
Artikel geschreven door:
Hedwig Schlötjes-Belle
Hedwig Schlötjes is de gedreven oprichter van E-learning Made Easy. Door haar jarenlange ervaring in de zorg en als trainer, was zij van mening dat er in de zorg e-learning nodig is die uitgaat van de dagelijkse praktijk en leerbehoefte van de medewerkers. In 2018 werd de Leren=Leuk Academie gelanceerd, met daarin een complete leerlijn voor elk functieniveau. Benieuwd geworden? Kom hier meer te weten over Hedwig en haar team.
